Агент и ваши документы: почта, файлы, знания

Свои документы вместо догадок

Без доступа к вашим материалам нейросеть отвечает «по памяти» — общими знаниями и догадками. Спросите «сколько стоит медовик в „Тёплом хлебе“» — и она придумает цену.

Если дать агенту свои документы — прайс, условия заказа, ответы на частые вопросы, таблицы, — он будет искать ответ в них. Во многих чат-помощниках для этого есть проекты или базы знаний: вы загружаете файлы, и агент работает с ними.

Обязательно просите ссылку на источник:

Отвечай только по документам проекта. К каждому ответу указывай,
из какого документа взята информация. Если в документах ответа нет —
так и скажи, не придумывай.

Тогда ответ можно быстро проверить.

Сводки почты

Почта — один из главных источников рутины. Агент с доступом к почте может:

• делать сводку за день: от кого, о чём, нужен ли ответ, срок;
• разбирать входящие по типам: заказы, поставщики, жалобы, реклама;
• готовить черновики ответов на типовые письма — отправляете вы.

Сводка Анны:

Поставщики, 21 октября:
1. «Мельница» — поставка муки переносится на 23.10. Нужен ответ: да,
   подтвердить новую дату. [письмо от 21.10, 10:14]
2. «Ягоды круглый год» — новый прайс на малину, +12%. Ответ не нужен,
   учесть в ценах. [письмо от 21.10, 13:40]

Извлечение данных

Частая задача — перенести данные из писем и файлов в таблицу: счета поставщиков, заявки из писем, данные из PDF. Агент:

• находит нужные письма или файлы;
• извлекает поля: поставщик, сумма, дата, номер счёта;
• добавляет строки в таблицу.

Проверяйте особенно числа и даты: агент может перепутать формат даты или прочитать сумму с НДС вместо суммы без НДС. Первую неделю сверяйте каждую строку, потом — выборочно. Как работать с таблицами — в курсе «Excel и Google Таблицы».

Актуальность и доступы

Агент работает с тем, что ему дали:

• устаревший документ — неверные ответы. Обновили прайс — замените файл в базе. Удалите старые версии, чтобы агент не путал;
• противоречия между документами путают агента. Одна тема — один актуальный документ.

И главное — минимум доступов:

• к папке с прайсом и условиями — да; ко всему диску — нет;
• к письмам поставщиков — чтение; право отправлять и удалять — нет;
• к документам с персональными данными сотрудников и клиентов — только если это действительно нужно и разрешено.