Бизнес-процессы: что это и как описать их схемой

Что такое бизнес-процесс

Бизнес-процесс — повторяющаяся цепочка действий, которая превращает что-то на входе в результат для клиента или компании. Заявка покупателя превращается в отгрузку, счёт поставщика — в оплату, приказ о приёме — в нового сотрудника в зарплатной ведомости.

У любого процесса есть:

• начало — событие, которое его запускает: пришла заявка;
• результат — чем он заканчивается: товар отгружен;
• участники — кто выполняет шаги: менеджер, кладовщик, бухгалтер;
• шаги — что делают;
• условия — развилки: «если товара нет на складе…»;
• документы и данные — что создают и используют: заказ, накладная, счёт.

«Как есть» и «как будет»

Аналитик описывает процесс дважды:

• «как есть» — как работают сейчас, со всеми неформальными договорённостями и ручными шагами;
• «как будет» — как процесс должен идти в новой системе.

Разница между ними — и есть содержание проекта. На схеме «как есть» хорошо видны проблемы: где люди ждут, где переносят данные вручную, где одно и то же вводят дважды, где нет ответственного.

Процессы описывают на разных уровнях. Верхний — крупные блоки компании: закупки → склад → продажи → деньги. Детальный — шаги внутри одного блока, вплоть до конкретного документа.

Нотации

Можно описать процесс текстом, но схему читать проще. Чтобы схему одинаково понимали все, используют нотации — договорённости о значках.

• BPMN — самая распространённая сейчас нотация: подробная и понятная и заказчику, и разработчику.
• EPC — цепочки «событие — функция — событие», популярны в крупных компаниях.
• IDEF0 — блоки с входами, выходами и ресурсами, для общего вида системы.
• Блок-схема — простые прямоугольники и ромбы, знакомые со школы.

Начинающему аналитику достаточно уверенно читать и рисовать BPMN.

Основа BPMN

Элемент	Как выглядит	Пример
Событие	круг: тонкий — начало, жирный — конец	«Пришла заявка», «Заказ согласован»
Задача	прямоугольник со скруглёнными углами	«Оформить заказ клиента»
Шлюз	ромб	«Скидка больше 10%?»
Поток	стрелка	порядок шагов
Дорожка	горизонтальная полоса с подписью	«Менеджер», «Руководитель продаж»

Процесс согласования заказа в «ДомТорге» как будет:

1. Заявкасобытие
2. Оформить заказменеджер
3. Скидка > 10%?шлюз
4. Согласоватьруководитель продаж
5. Заказ согласовансобытие

На шлюзе две ветки: если скидка не больше 10%, заказ сразу идёт дальше, если больше — уходит на согласование. А если руководитель отказал — заказ возвращается менеджеру. Такие ветки обязательно показывают на схеме: именно в исключениях чаще всего прячутся ошибки.

Рисуют схемы в специальных программах для моделирования или в любом редакторе диаграмм. Главное — не красота, а чтобы ключевой пользователь посмотрел и сказал: «Да, так и работаем».