Урок 5 из 8 · 25 мин · обновлено

Как выявить, записать и согласовать требования

Как аналитик собирает требования — интервью, наблюдение, анализ документов, совместные встречи и прототипы, — как их записывает и согласует с заказчиком и по каким критериям проверяет, что требование хорошее: однозначное, проверяемое, полное, непротиворечивое и необходимое.

Где берутся требования

Требования не лежат готовыми — их выявляют. Основные техники:

  • Интервью — разговор с сотрудником о его работе. Главная техника аналитика.
  • Наблюдение — посидеть рядом и посмотреть, как человек работает на самом деле.
  • Анализ документов — регламенты, приказы, формы отчётов, переписка, старые ТЗ.
  • Совместные встречи — собрать всех участников процесса вместе: так быстрее выясняются противоречия между отделами.
  • Прототипы — набросок формы или отчёта: людям проще сказать «вот это не то», глядя на картинку, чем на текст.

Как провести интервью

  1. Подготовьтесь — изучите документы, составьте список вопросов.
  2. Задавайте открытые вопросы — «Расскажите, как…», «Что происходит, когда…». Вопрос «Вы ведь согласуете заказы?» даёт только «да».
  3. Спрашивайте об исключениях — «А что, если руководителя нет на месте?», «Бывает, что клиент отказывается от части заказа?». Именно там ошибки.
  4. Уточняйте цифры — сколько заказов в день, сколько ждёт согласование, какие суммы.
  5. Записывайте и после встречи отправьте краткий протокол: «Правильно ли я понимаю…».

Почему не хватает одного интервью: люди не замечают привычных действий. Менеджер скажет «я оформляю заказ», но не упомянет, что каждый раз проверяет остатки в отдельной таблице. Это увидит только наблюдение.

Как записать и согласовать

Договорённости фиксируют письменно:

  • протокол встречи — что обсудили и решили;
  • схемы процессов — «как есть» и «как будет»;
  • требования — пронумерованным списком или таблицей, чтобы на них можно было ссылаться: «требование 4.2 не выполнено»;
  • глоссарий — что значат термины: «крупный клиент», «просрочка»;
  • техническое задание (ТЗ) — итоговый документ для разработки и приёмки. В крупных и государственных проектах ТЗ оформляют по ГОСТу.

Требования согласует заказчик: ключевые пользователи подтверждают содержание, спонсор — подписывает. После согласования требования не меняют молча: каждое изменение описывают, оценивают по срокам и стоимости и согласуют заново.

Критерии качества требования

Критерий Плохо Хорошо
Однозначное «Крупные заказы согласует руководитель» «Заказы на сумму больше 500 000 ₽ согласует руководитель продаж»
Проверяемое «Список открывается быстро» «Список открывается не дольше 3 секунд»
Полное «Заказ уходит на согласование» …и указано, что происходит при отказе и если руководитель не ответил за 4 часа
Непротиворечивое одно требование разрешает менять цену после согласования, другое запрещает правила не спорят друг с другом
Реализуемое «Система сама угадывает, какую скидку дать» правило расчёта скидки описано явно
Необходимое «Добавить в заказ поле „любимый цвет клиента“» каждое требование связано с целью бизнеса

Ещё одно правило: одно требование — одна мысль. Требование «Система согласует заказы и формирует отчёт по скидкам» лучше разделить на два: их будут делать и проверять отдельно.

Попробуйте сами. Перепишите плохие требования так, чтобы они отвечали критериям качества. Недостающие детали придумайте сами.

  1. «Отчёт по продажам должен быть удобным».
  2. «Система должна быстро уведомлять руководителя о заказах и т. д.».
  3. «Менеджеры не могут менять цены, кроме особых случаев».
Пример решения
  1. «Отчёт по продажам показывает выручку и количество по каждому менеджеру и клиенту за выбранный период, с отбором по складу и группе товаров. Отчёт можно сохранить в Excel». Вместо «удобный» — что именно в нём есть и что с ним можно делать.
  2. Разбиваем и уточняем: «Когда заказ уходит на согласование, руководитель продаж получает уведомление в 1С не позже чем через минуту». «И т. д.» убираем: если нужны другие уведомления, каждое описывают отдельным требованием.
  3. «Менеджер не может изменить цену в заказе клиента. Изменить цену может только руководитель продаж». «Особые случаи» либо перечисляют явно, либо назначают того, кто принимает решение.

Проверьте свои варианты вопросом тестировщика: «Как я пойму, что требование выполнено?» Если ответа нет — требование ещё не готово.

Мини-тест: проверьте себя

Закрепите урок: несколько вопросов, разбор ответов — в конце.

  1. Какой вопрос на интервью лучше раскроет процесс?

  2. Зачем аналитику наблюдать за работой, если уже было интервью?

  3. Что не так с требованием «Отчёт должен формироваться быстро»?

  4. Заказчик после согласования ТЗ просит добавить новый отчёт. Как поступить?