Как ведут учёт в 1С: закупки, производство, продажи, казначейство, взаиморасчёты и зарплата

Учёт — это документы

В 1С каждое событие в компании отражается документом: заказали — заказ, привезли — поступление, отгрузили — реализация, заплатили — платёжный документ. Проведённый документ меняет учёт: остатки товаров, долги, деньги на счетах.

Поэтому аналитику важно понимать сквозной процесс — как одни документы порождают другие. Проследим его на «ДомТорге».

Закупки

Заказ поставщикучто и сколько купить
Поступлениетовар на складе
Оплата поставщикуденьги ушли

Заказ поставщику фиксирует договорённость: товары, количество, цены, сроки. На остатки он ещё не влияет.
Поступление товаров оформляют, когда товар приехал: растёт остаток на складе и долг перед поставщиком.
Оплата поставщику уменьшает деньги на счёте и закрывает долг.

Производство

Если компания производит сама, добавляется цепочка:

спецификация — из чего состоит изделие: материалы и их количество;
заказ на производство — что и сколько сделать;
выпуск продукции — списание материалов и появление готовых изделий на складе.

Отсюда считают себестоимость — во сколько обошлось изделие. «ДомТорг» ничего не производит, а для заводов это одна из главных тем, и ею занимаются «Комплексная автоматизация» и ERP.

Продажи

Заказ клиентарезерв, согласование
Отгрузкареализация товаров
Оплата от клиентаденьги пришли

Заказ клиента — договорённость с покупателем. Товар можно зарезервировать, заказ — согласовать, если скидка большая.
Реализация — отгрузка: уменьшается остаток на складе, появляется долг клиента.
Оплата от клиента — деньги поступили на счёт, долг уменьшился.

Казначейство и взаиморасчёты

Казначейство управляет деньгами компании:

заявки на оплату — сотрудник просит оплатить счёт, руководитель согласует;
платёжный календарь — план поступлений и выплат по дням, чтобы в каждый день хватало денег на зарплату, налоги и поставщиков;
банковские выписки загружают в 1С, и платежи автоматически отражаются в учёте.

Взаиморасчёты — кто кому должен:

дебиторская задолженность — нам должны клиенты;
кредиторская задолженность — мы должны поставщикам;
акт сверки — документ, которым две компании подтверждают, что видят долги одинаково.

Кадры и зарплата

Кадровые документыприём, отпуск
Начислениезарплата, налоги, взносы
Выплатаведомость в банк
Бухгалтерияпроводки и отчёты

В ЗУП оформляют кадровые документы: приём на работу, перевод, отпуск, больничный. Раз в месяц начисляют зарплату, удерживают налог на доходы и считают страховые взносы. Затем зарплату выплачивают — обычно ведомостью в банк, — а итоги передают в бухгалтерию.

Где тут аналитик

Почти любая задача аналитика касается сквозного процесса. «Хотим запрет отгрузки должникам» — это стык продаж и взаиморасчётов. «Хотим согласовывать платежи» — казначейство. Не понимая, какие документы идут до и после, легко сделать доработку, которая сломает соседний участок.

Попробуйте сами. «ДомТорг» заказал у поставщика 100 сковород по 800 ₽, получил их и сразу оплатил. Затем отгрузил клиенту 60 сковород по 1 300 ₽, а клиент оплатил половину суммы. Назовите документы по порядку и посчитайте: остаток сковород, долг клиента и валовую прибыль — разницу между ценой продажи и закупки.

Решение

Документы: заказ поставщику → поступление товаров → оплата поставщику → заказ клиента → реализация → оплата от клиента.

Расчёты:

остаток сковород: 100 − 60 = 40 шт.;
отгрузка: 60 × 1 300 = 78 000 ₽, оплачено 39 000 ₽ — долг клиента 39 000 ₽, это дебиторская задолженность;
долг поставщику: 80 000 ₽ оплачено — 0 ₽;
валовая прибыль: 60 × (1 300 − 800) = 30 000 ₽.

Все эти цифры 1С покажет в отчётах сама, если документы оформлены и проведены. Задача аналитика — чтобы цепочка документов соответствовала реальному процессу компании.

Сквозной процесс компании в 1С: закупки, продажи, деньги и зарплата