Урок 2 из 8 · 20 мин · обновлено

Как устроен учёт: доходы, расходы, первичные документы

Что такое первичные документы и зачем они нужны, как записывать доходы и расходы в книгу учёта, что такое кассовый метод и двойная запись, план счетов и проводки.

Первичные документы

Каждая операция с деньгами или имуществом должна быть подтверждена документом. Такие документы называют первичными, или просто первичкой. Они доказывают, что операция действительно была, на какую сумму и когда.

Документ Что подтверждает
Кассовый чек Клиент заплатил — например, за стрижку
Договор Условия сделки — аренда помещения на год
Накладная Товар передан — поставка краски и шампуней
Акт Услуга оказана — уборка помещения за месяц
УПД Товар передан или услуга оказана — один документ вместо нескольких
Банковская выписка Деньги ушли или пришли — оплата аренды с расчётного счёта

УПД — универсальный передаточный документ — заменяет сразу накладную, акт и счёт-фактуру, поэтому крупные поставщики обычно присылают именно его.

Сейчас большая часть первички электронная: документы приходят через систему электронного документооборота и подписываются электронной подписью. Для учёта это не хуже бумаги.

Главное правило: нет документа — нет операции. Если салон купил краску «у знакомого» без накладной и чека, доказать этот расход налоговой будет нечем.

Книга учёта доходов и расходов

ИП на упрощённой системе записывает операции в книгу учёта доходов и расходов (КУДиР). Её ведут в программе или в таблице, бумажная книга не обязательна. Вот как выглядит неделя салона «Лён» в начале апреля:

Дата Операция и документ Сумма, ₽
01.04 Оплата услуг от клиентов — отчёт кассы за смену +23 500
01.04 Аренда за апрель — выписка банка −50 000
02.04 Оплата услуг от клиентов — отчёт кассы за смену +19 800
03.04 Краска и шампуни — УПД № 214, выписка банка −42 000
04.04 Сертификат для компании-клиента — выписка банка +15 000

Плюс — доход, минус — расход. В настоящей книге учёта для них отдельные колонки.

Обратите внимание на кассовый метод: на упрощёнке доход записывают в день, когда пришли деньги. Если клиентка заплатила за процедуру 30 апреля, а пришла 2 мая, это доход апреля. Расход тоже признают после оплаты, а для товаров и материалов есть дополнительные условия — их бухгалтер сверяет по Налоговому кодексу.

Какие колонки заполнять обязательно, зависит от системы налогообложения. Её мы выберем в уроке 3, а пока Ольга просит записывать всё: так видно, сколько салон зарабатывает на самом деле.

Двойная запись: как считают компании

Если бы Ольга открыла не ИП, а ООО, пришлось бы вести полный бухгалтерский учёт. Его основа — двойная запись: каждая операция отражается сразу на двух счетах.

Счёт в бухгалтерии — не банковский счёт, а раздел учёта, где собирают однотипные данные. Номера счетов одинаковы для всех компаний: они записаны в плане счетов. Несколько самых частых:

Счёт Что на нём учитывают
10 Материалы
50 Касса (наличные)
51 Расчётный счёт в банке
60 Расчёты с поставщиками
62 Расчёты с покупателями
68 Расчёты по налогам
69 Расчёты по страховым взносам
70 Расчёты по зарплате

Запись об операции называют проводкой. В ней два счёта: дебет (Дт) и кредит (Кт). Покупка краски у поставщика — это две проводки:

Текст
Дт 10  Кт 60   42 000 ₽   получили краску, должны поставщику
Дт 60  Кт 51   42 000 ₽   заплатили поставщику с расчётного счёта

Первая строка: материалов стало больше, и появился долг поставщику. Вторая: долг погашен, денег на счёте стало меньше. В итоге на складе краска, на счёте на 42 000 ₽ меньше, долга нет — всё сходится. На этом принципе построены все отчёты компании: если двойная запись нигде не нарушена, баланс сойдётся до рубля.

Попробуйте сами. Запишите операции салона за 7 апреля в таблицу как в примере выше: дата, операция и документ, сумма. Затем посчитайте, сколько салон заработал и потратил за день.

  • Касса за смену — 21 300 ₽ от клиентов.
  • Оплачен интернет за апрель — 1 200 ₽, есть выписка банка и акт.
  • Мастер купила кофе для клиентов в магазине за 640 ₽ и потеряла чек.
Ответ
Дата Операция и документ Сумма, ₽
07.04 Оплата услуг от клиентов — отчёт кассы за смену +21 300
07.04 Интернет за апрель — выписка банка, акт −1 200

Доход за день — 21 300 ₽, подтверждённый расход — 1 200 ₽. Кофе за 640 ₽ в учёт не попал: без чека доказать покупку нечем. Именно поэтому бухгалтер просит сотрудников сохранять все чеки.

Мини-тест · 4 вопроса

Проверьте себя

Выберите вариант, который кажется вам правильным. В конце вы увидите свой результат и объяснение к каждому вопросу.

  1. Салон купил краску для волос. Какой документ подтвердит этот расход?

  2. Клиентка заплатила за окрашивание 30 апреля, а пришла на процедуру 2 мая. Когда это доход ИП на упрощёнке?

  3. Что означает двойная запись в бухгалтерском учёте?

  4. Что такое УПД?