Какие задачи отдать агенту

Признаки хорошей задачи

Хорошая задача для агента или автоматизации:

• частая — повторяется каждый день или неделю;
• повторяемая — делается примерно одинаково;
• с понятным результатом — ясно, что значит «готово»;
• проверяемая — результат легко проверить глазами;
• с невысокой ценой ошибки — если что-то пойдёт не так, это легко исправить.

Плохие кандидаты — редкие задачи, задачи «каждый раз по-новому», решения с серьёзными последствиями и всё, что связано с деньгами.

Цена ошибки

Главный вопрос: что будет, если агент ошибётся?

• Низкая цена — сводка писем с пропущенным письмом: заметите и дочитаете.
• Средняя — неправильная строка в таблице заказов: можно поймать при проверке.
• Высокая — письмо клиенту с неверной ценой, удалённые данные, оплата не тому получателю.

Чем дороже ошибка, тем больше контроля: агент готовит, человек проверяет и подтверждает. А задачи с деньгами и необратимыми действиями лучше оставить себе.

Польза и риск

Удобно разложить задачи по двум осям:

	Низкий риск	Высокий риск
Большая польза	начинать отсюда	агент готовит, человек подтверждает
Малая польза	можно, если просто	не трогать

Пример Анны:

• сводка заявок за день — большая польза, низкий риск → начать;
• ответы клиентам — большая польза, высокий риск → агент пишет черновики, Анна отправляет;
• переименовать файлы на диске — малая польза, низкий риск → можно, если быстро;
• оплата поставщикам — небольшая экономия времени, высокий риск → оставить себе.

Считайте экономию

Перед автоматизацией прикиньте:

• сколько времени задача занимает сейчас в неделю;
• сколько займёт настройка — один раз;
• сколько уйдёт на проверку работы агента в неделю.

Если задача занимает 10 минут в неделю, а проверка — 15, автоматизация не нужна. Если 3 часа, а проверка — 20 минут, — отличный кандидат.

С одной задачи

Частая ошибка — сразу автоматизировать всё. Лучше:

1. Выбрать одну задачу из левого верхнего угла.
2. Довести её до результата, который работает неделю без сбоев.
3. Записать, что получилось и сколько времени сэкономлено.
4. Только потом взять следующую.

Похожий подход для компании — аудит рутины и выбор задач — разобран в уроке «Аудит процессов и рутины» курса для бизнеса.